档案员岗位职责

一、忠于职守，贯彻执行档案工作法律、法规和方针政策。

二、努力钻研业务，不断提高业务技能和管理水平。

三、收进、移出档案和资料，必须认真清点，严格履行交接手续，对不符合移交要求的档案不予接收。

四、做好档案的编制检索工具，积极主动地提供档案资料，做好咨询服务工作和档案利用工作。

五、做好档案的统计工作，建立统计台账，对档案的收进、移出、借阅、利用效果和案卷情况等均要实行登记，做到帐目与实物相符。

六、严格遵守纪律，保守国家秘密，不得擅自扩大利用范围。

立卷和归档制度

一、坚持“谁办理——谁收集——谁整理”的原则，承办人员按规定进行相关文件材料的收集、整理，并于规定时间之前移交档案室归档。不需要数字化的档案在移交档案室之前应进行规范装订。

二、归档要求

1、凡属归档的文件材料必须真实、准确、完整、有条理，收集齐全，及时归档，任何部门和个人都不得据为己有或拒绝归档，更不能擅自作废、烧毁。

2、归档文件材料要按照不同特征结合不同保管期限进行归档，文件应依次排列，卷内文件的排列一般按时间顺序结合重要程度来进行。

3、案卷标题完整、简明，充分提示卷内文件内容。卷内目录、页码、备考表及案卷封皮等项目填写清楚齐全。

4、案卷制作材料符合规范要求，卷内无金属物，破损文件要修复；案卷装订结实美观，不影响阅读。

5、向档案室移交档案时应编制移交清单。移交清单要求编制准确，账物相符，与档案实体同时移交，移交时逐一核对清点。

三、归档时间

1、文书类，应在次年3月底前移交档案室数字化并归档。

2、业务类，即时立卷装订并移交档案室归档。

3、科技类。基建类在工程通过竣工验收合格后3个月内移交档案室数字化并归档。设备仪器档案应在设备装、调试、运行后一个月内，将购置设备合同、装箱单、随机文件、记录等一并整理后移交档案室数字化并归档。如不需数字化的，则应立卷装订后再移交档案室归档。

4、特种载体类。照片、录音、录像、公务电子邮件、网页信息、社交媒体档案等在相关活动结束或段落终结时及时立卷并移交档案室归档。印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等实物档案即时移交档案室归档。

5、人事、财务档案因其特殊性，自行及时立卷归档。

档案的查（借）阅制度

一、档案室主要为本单位的各项工作服务，同时也为社会各方面提供档案查（借）阅服务、咨询服务。

二、凡本单位工作人员需要查（借）阅档案，须履行查（借）阅手续。

1、本局工作人员因工作需要查阅与业务本身有关的档案，予以查（借）阅，查阅原则上只能在查档室内进行。查阅业务本身之外的档案，需经办公室分管档案管理的负责人同意。

2、各类档案原则上不外借，如遇特殊情况确实要借出的档案，须经办公室负责人同意，借阅时间一般不超过15个工作日。如遇特殊情况需延长借阅时间的，须报经分管局长批准同意。

三、凡外单位、个人查询档案须提交相关资料，并履行查阅手续。

1、查询书式档案：单位的，查询人应提交单位委托书、单位法定代表人身份证复印件、被委托人身份证复印件；个人的，查询人应提交身份证复印件；各级公安机关、检察机关、审判机关、国家安全机关、纪检监察机关,提交公函、查询人员有效证件复印件；律师事务所代理诉讼活动,查询人员提交法院立案证明和律师证件复印件。

2、书式档案资料中涉及的机密事项,须经分管局长批准方可查阅。

3、市场监督管理机关内部审批文书,在办理涉及市场监督管理机关的案件时方可查阅。

4、查询人不得利用获得的资料开展有偿服务活动,也不得公布档案资料。

5、档案一般不外借，特殊情况确需外借的，除提供前述证件外，须报经分管局长批准同意。

四、查（借）阅人要爱护档案，不得在案卷上划线、画圈、涂改或损坏，不得拆封、涂画、污损和抽取材料，档案不得转借他人，违反者按规定追究相关责任。

五、归还档案时，档案管理员必须详细检查，且双方交接清楚，并在借阅登记上进行注销。

六、人事、财务、基建、文书、经检档案及其他保密档案材料，须经分管局长批准同意，方可查阅。

七、查阅党委会纪要、局长办公会议及其他有关机要材料，需征得局长同意。

八、建立查（借）阅档案登记簿，查（借）阅档案一律要办理登记手续，注明利用目的。

九、未尽事宜，按相关规定执行。

档案的保密制度

一、各类文件资料、报表是党和国家机密的一部分，全体工作人员都有义务遵守保密制度，保守机密，防止泄密、窃密事故的发生。

二、凡收到密级的各种文件资料，由文书统一拆封，及时登记、批办。工作人员外出会议带回的文件资料，要及时交局办公室统一登记管理。

三、经常对具有密级的档案、资料进行检查、清查，防止失密、泄密。

四、相关工作人员应严格遵守保密纪律，对违反规定，工作失职造成泄密后果的要追究相关责任。

档案鉴定销毁制度

一、成立档案鉴定小组，成员由分管领导、档案室和有关业务部门共同组成，负责对本局各门类保存期限届满的档案进行鉴定。

二、鉴定的基本方法是直接鉴定法，即直接、具体地审查档案。要求档案鉴定人员逐卷逐件逐页地审查档案材料，全面考察分析其价值；如果在需要销毁的案卷内发现个别重要档案，则须将其取出另行保管，其他档案销毁。对失去保存价值的档案，由鉴定小组提出鉴定意见，登记销毁清册，签字后报经单位领导批准销毁。

三、销毁档案要派两名以上人员送指定地点销毁，并在销毁清册上签字，销毁清册事后归档永久保存。

四、未经审批，任何人不得私自销毁档案材料。

档案统计制度

一、建立健全统计工作，统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠、及时，有情况、有分析，及时向领导汇报统计情况。

二、档案统计工作，主要应做好各科室档案的入库统计、档案的数量统计、移交统计、专题统计、档案利用及其效果统计和其它专门统计。

三、建立统计台账，做到档案的收进、移出、借阅、销毁、利用效果等情况，及时登记造册，同时做到账实相符。

四、认真、及时填报上级档案机关发放的各种统计报表。

数字档案数据管理维护制度

一、数字档案由档案管理人员和信息中心计算机管理人员分别负责管理和维护，确保档案数据安全。

二、各门类数字档案经质量检查合格后，输入数字档案室管理系统，由档案室统一管理。

三、修改、删除数字档案必须由档案管理人员执行操作。

四、数字档案应至少制作三套备份（一套硬盘，两套光盘），备份介质分开保管，一套异地保存。

档案数据网络

和信息设备维护使用制度

一、禁止外来计算机在未经许可情况下使用档案管理系统。

二、严格按照计算机操作规程进行操作，如遇电脑故障本人无法排除，应及时请技术人员处理，不得随意盲目操作。

三、存、储介质如移动硬盘、U盘应由专人保管、专门使用，禁止带出外面使用，外来存储介质禁止在档案计算机上使用。

四、禁止利用档案计算机访问互联网网站、玩电子游戏或者观看娱乐节目。

档案库房管理制度

一、库房专管人员进出库房，应随手关门上锁，非专管人员，不得随意进入库房。

二、认真做好档案“八防”工作，库房内严禁吸烟，保持库房清洁。离开库房时要关闭门窗，切断电源，库房内不准堆放与档案无关的物件和个人物品。严禁将易燃、易爆物品带入库房，室内严禁吸烟。

三、档案材料按分类方案，分门别类进行存放，同类档案应排列有序。

四、库房设备力求完善，要配备符合要求的档案装备。

五、库房门窗力求坚固，室内清洁，空气流通，按规定标准调节好库房内温湿度，做好温湿度记录。

六、对档案室经常进行检查，对发现的问题及时上报，积极处理档案保管、保护方面的隐患，采取补救措施保证档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命。保证档案的安全保管。